Algunas ideas para introducir la IA en el día a día de una organización

La inteligencia artificial ha dejado de ser una cuestión tecnológica para convertirse en un reto de gestión. Aunque miles de empresas ya permiten a sus empleados utilizar herramientas como ChatGPT, Copilot o Gemini, muy pocas están obteniendo un impacto significativo en sus resultados de negocio.

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Esta es una de las principales conclusiones de un estudio publicado esta semana por la consultora McKinsey, que propone una hoja de ruta para que las organizaciones incorporen la IA de forma progresiva y efectiva. El informe identifica tres niveles de madurez y ofrece varias recomendaciones prácticas para que cualquier empresa pueda empezar a obtener beneficios desde el primer momento.

Facilitar el acceso a herramientas de IA. El primer paso consiste simplemente en poner herramientas de inteligencia artificial generativa al alcance de los empleados. Su utilización puede ahorrar tiempo en tareas rutinarias como redactar correos electrónicos, resumir reuniones, preparar presentaciones, buscar información o elaborar informes. Sin embargo, McKinsey advierte de que esta fase, por sí sola, genera mejoras de productividad individuales, pero difícilmente transforma el rendimiento global de la empresa.

Animar a experimentar. Muchas compañías todavía esperan a definir una estrategia completa antes de impulsar el uso de la IA. El estudio recomienda justo lo contrario: permitir que los trabajadores experimenten, descubran casos de uso y compartan las aplicaciones que encuentran más útiles. Esta exploración facilita que surjan ideas que posteriormente pueden extenderse al resto de la organización.

Identificar los procesos que más tiempo consumen. Una vez familiarizados con la tecnología, conviene analizar qué procesos internos generan más trabajo administrativo o repetitivo. La IA puede encargarse de numerosas tareas como clasificar correos, elaborar respuestas automáticas, generar documentación, preparar propuestas comerciales, revisar contratos o analizar grandes volúmenes de información.

Rediseñar los procesos, no solo automatizarlos. Uno de los mensajes más repetidos por McKinsey es que muchas empresas simplemente añaden IA a procesos antiguos sin cuestionarse si esos procesos siguen teniendo sentido. La verdadera transformación llega cuando la organización replantea completamente cómo se realiza un trabajo aprovechando las nuevas capacidades de la inteligencia artificial, en lugar de limitarse a acelerar procedimientos ya existentes.

Formar a los directivos. La consultora considera que uno de los principales cuellos de botella no son los empleados, sino los equipos directivos. Según una encuesta realizada a 750 profesionales de todo el mundo, el 70% de los trabajadores se considera preparado para utilizar IA, mientras que únicamente el 27% de los directivos cree que su organización está preparada para transformar su forma de trabajar.

Crear confianza. La implantación de la IA suele generar incertidumbre sobre posibles cambios en los puestos de trabajo. McKinsey sostiene que las empresas que obtienen mejores resultados son aquellas que explican con claridad los objetivos del proyecto, ofrecen formación y transmiten que la tecnología pretende mejorar la productividad y liberar tiempo para tareas de mayor valor, en lugar de convertirse únicamente en una herramienta de reducción de plantilla.

Medir el impacto en el negocio. El éxito no debería medirse por el número de empleados que utilizan ChatGPT o cualquier otra herramienta, sino por indicadores como la reducción de tiempos de respuesta, el incremento de ventas, la disminución de costes o la mejora de la satisfacción de clientes y trabajadores. La IA solo genera ventaja competitiva cuando produce cambios visibles en los resultados empresariales.

McKinsey resume la evolución de las empresas hacia la IA en tres etapas:

1. Habilitación. Los empleados utilizan herramientas de IA para mejorar su productividad individual.
2. Automatización. La empresa comienza a automatizar procesos completos que afectan a distintos departamentos.
3. Reinvención. La organización rediseña su funcionamiento aprovechando las capacidades de la inteligencia artificial y modifica incluso los roles, la estructura y la forma de tomar decisiones.

Según la consultora, apenas el 11% de las organizaciones ha alcanzado actualmente esta tercera fase, pero son precisamente las que están obteniendo el mayor retorno económico de sus inversiones en inteligencia artificial.