Videollamadas laborales: La importancia de partir de un guion

La pandemia del coronavirus ha provocado que las reuniones de empresa se conviertan en constantes videollamadas a través de diferentes plataformas. Emprendedores Vascos nos cuentan sus herramientas y trucos para conseguir que estas reuniones online sean más productivas y amenas. 

Las restricciones por la COVID-19 han cambiado el mundo laboral tal y como lo conocíamos y, actualmente, la imposibilidad de reunión de personas han hecho del teletrabajo y las reuniones mediante plataformas de videollamada el día a día de muchos profesionales. 

Los problemas de conexión y la distancia implícita que existe en este tipo de comunicaciones lleva a muchos profesionales a sentir que estas reuniones no consiguen la productividad de una reunión presencial. Además, estos dispositivos aportan muchos estímulos que distraen la atención de los usuarios. 

Iñaki Bartolomé, es CEO de la empresa tecnológica Ideable Solutions, que se ha convertido en empresa full-remote debido a las restricciones. Las videollamadas han sustituido totalmente su labor de gestión y comercial a las reuniones presenciales que realizan a través de Google Meet, plataforma la cual también ofrecen a sus clientes.

En este tiempo, ya se ha acostumbrado a estas herramientas, que le ha permitido ahorrar tiempo y desplazamientos . “Ahora uno se da cuenta de que el 90% de las reuniones a las que ha acudido en otras ciudades se podrían haber celebrado por videollamada desde hace años. Permite de esta forma ser más productivo y conciliar mucho mejor en casa”, afirma el CEO de Ideable Solutions.

Para la realización de estas Bartolomé cuenta con herramientas propias que le han permitido hacer de estas reuniones una forma de trabajo cómoda y productiva. Para ello, elabora una agenda previa con la temática y los puntos a tratar en la reunión, también recomienda una presentación o el producto listo para poder enseñar al cliente. 

Siempre obliga a conectar la cámara de los asistentes, ya que así todos los involucrados deben poner su atención en la reunión. Bartolomé también incide en que la duración de estas reuniones es un punto importante a tener en cuenta: “Tanto en reuniones presenciales como en las videollamadas, si se alargan más de una hora dejan de ser efectivas. Si van a durar más de dos horas, una pausa-café de 15 min para estirarse o ir al baño se convierte en algo también necesario”. 

El éxito y la atención de los participantes dependen en gran medida de la duración de estas. Es por esto que Aritz Gartzia Socio Fundador y CEO de Ekomodo recomienda dividirlas en varios días si estas se alargan. 

Emilio Márquez, es CEO del club de negocios en español y debates La Latina Valley y para él, las reuniones mediante plataformas digitales forman parte de su vida laboral desde el año 2009. Actualmente realiza unas 4 videollamadas diarias y afirma que este formato laboral pierde la sociabilidad que caracteriza a los seres humanos pero aporta una “practicidad” muy importante y ayuda a “reducir la huella de carbono” que se produce en los múltiples desplazamientos que se llevan a cabo para la realización de reuniones laborales. 

Para Márquez la temporalidad de estas llamadas es muy importante y afirma que “lo ideal es que no superen los 40 minutos”. “Si el grupo tiene facilidad de reunión considero más efectivo dividir esas reuniones en el tiempo. En estos casos recomiendo tener cuatro reuniones de una hora ya que en ellas vamos a estar más frescos y activos”. 

Al igual que Bartolomé considera muy útil la preparación de un guión para la reunión, pero en su caso opta por “un guión consensuado por las dos partes que además se complementa con un escrito final a modo de resumen que se reparte a todos los participantes de la reunión”. 

Como herramienta fundamental, defiende las reuniones con pocos participantes para que sean más fluidas y todos participen de forma natural. “En el caso de que sea necesario la reunión de muchas personas las claves serían: asignar un moderador, incentivar la participación de todos a través del chat y de los emoticonos y refrescar estas normas cada 20 minutos”.